Hai aperto la partita IVA e ti sei reso conto che la fattura cartacea non esiste più. Dal 2024 tutti i titolari di P.IVA in Italia devono emettere fatture elettroniche, anche i forfettari. La buona notizia: una volta capito il meccanismo, è molto più rapido del cartaceo. La fattura non si stampa, non si firma, non si spedisce per posta: si genera in formato XML e viaggia attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate, che la consegna al destinatario in pochi minuti.
In questa guida pratica vediamo passo per passo come fare una fattura elettronica: cosa ti serve prima, quali tipi di documenti puoi emettere, come compilare il file, come si comporta lo SDI dopo l'invio, gli errori più comuni da evitare e le differenze tra fatturare a un'azienda, a un privato o alla Pubblica Amministrazione. Ricorda una regola d'oro: la fattura va emessa entro 12 giorni dalla data dell'operazione (immediata) o entro il 15 del mese successivo (differita).
Cosa ti serve prima di emettere la prima fattura
Prima di cliccare "nuova fattura" assicurati di avere tutto pronto. Recuperare i dati a metà compilazione è la causa principale di errori e fatture scartate.
Un software che parli con lo SDI
Per emettere una fattura elettronica devi usare uno strumento che genera il file XML nel formato corretto e lo trasmette al Sistema di Interscambio. Hai tre opzioni principali:
- Portale "Fatture e Corrispettivi" dell'Agenzia delle Entrate: è gratuito ma minimale. Va bene per chi emette pochissime fatture e ha tempo per smanettare.
- Software gratuiti come Fatturah.it: ti accompagnano con un form pulito, controlli automatici e archiviazione delle anagrafiche.
- Gestionali a pagamento: hanno funzioni avanzate (magazzino, multimagazzino, integrazioni contabili) ma sono pensati per realtà più strutturate.
In tutti i casi il software fa tre cose: genera l'XML conforme alle specifiche tecniche AdE, lo trasmette allo SDI e ne conserva traccia. Tu ti limiti a inserire i dati.
La tua anagrafica completa
Devono essere già configurati: partita IVA, codice fiscale, ragione sociale o nome e cognome, indirizzo della sede, eventuale numero REA (per le società) e codice regime fiscale (RF01 ordinario, RF19 forfettario, e così via). Se sei un professionista iscritto a un albo, indica anche cassa e numero di iscrizione: serve per applicare correttamente la rivalsa previdenziale.
I dati del cliente
Per i clienti aziendali servono: partita IVA, denominazione, indirizzo completo e codice destinatario di 7 caratteri oppure PEC. Per i privati basta il codice fiscale. Approfondisci nella nostra guida al codice destinatario e PEC nella fattura elettronica.
Una numerazione progressiva
Le fatture vanno numerate in ordine progressivo per anno solare, senza buchi. Puoi usare sezionali separati (es. una serie per le fatture italiane e una per quelle estere) ma ogni serie deve essere progressiva al suo interno. Esempio valido: 1/2026, 2/2026, 3/2026.
I tipi di documento che puoi emettere
Non esiste solo la "fattura". Lo SDI riconosce diversi codici TipoDocumento, ciascuno con un significato fiscale preciso. Indicarne uno sbagliato è un errore frequente. Ecco i principali:
| Codice | Documento | Quando si usa |
|---|---|---|
| TD01 | Fattura | Il documento standard per cessioni di beni e prestazioni di servizi. |
| TD02 | Acconto/anticipo su fattura | Quando incassi un anticipo prima di consegnare il bene o concludere il servizio. |
| TD03 | Acconto/anticipo su parcella | Versione per i professionisti che ricevono un anticipo. |
| TD04 | Nota di credito | Per stornare totalmente o parzialmente una fattura emessa. Vedi la nostra guida alla nota di credito elettronica. |
| TD05 | Nota di debito | Per integrare una fattura emessa con importi aggiuntivi (es. interessi di mora). |
| TD06 | Parcella | Documento tipico dei professionisti iscritti agli albi. |
| TD24 | Fattura differita beni | Per le cessioni accompagnate da DDT, emessa entro il 15 del mese successivo. |
| TD16-TD20 | Autofatture e integrazioni | Casi particolari: reverse charge interno (TD16), acquisti da non residenti (TD17/TD18/TD19), autofattura denuncia (TD20). |
Per il 90% dei casi userai TD01. TD24 e TD04 sono gli altri due che incontrerai più spesso.
Step-by-step: come emettere una fattura B2B
Vediamo nel dettaglio il processo di emissione di una fattura ordinaria verso un'azienda con partita IVA italiana. I passi sono gli stessi su qualsiasi software, cambia solo l'interfaccia.
4a) Inserire i dati del cliente
Entra nella sezione "Nuova fattura" e seleziona o crea il cliente. Il modo più rapido è incollare la partita IVA: i software moderni recuperano automaticamente ragione sociale, indirizzo e codice fiscale dal registro VIES o dall'anagrafica camerale. Devi solo aggiungere il codice destinatario o la PEC, che il sistema non può indovinare.
Suggerimento pratico: chiedi sempre al cliente il suo codice destinatario via email scritta. Se non te lo fornisce, usa la PEC; se non hai nemmeno la PEC, inserisci sette zeri (0000000) e la fattura sarà comunque valida ma il cliente la dovrà recuperare dal proprio Cassetto Fiscale.
4b) Compilare le righe
Per ogni riga indica: descrizione (sii specifico: "Consulenza marketing — aprile 2026" è meglio di "Consulenza"), quantità, unità di misura (facoltativa per i servizi), prezzo unitario, eventuale sconto in percentuale o importo, e aliquota IVA. Se l'operazione non è imponibile devi inserire la natura: N1 escluse, N2.1/N2.2 non soggette, N3.x non imponibili, N4 esenti, N6 reverse charge. Approfondisci nella guida ad aliquote e nature IVA in fattura.
4c) Verificare i totali
Il software calcola in automatico imponibile, IVA e totale documento. Controlla che la somma delle righe coincida con l'imponibile e che l'IVA sia corretta. La somma riga per riga deve quadrare al centesimo con il totale: lo SDI applica un controllo aritmetico e scarta documenti incoerenti (errore 00423).
4d) Aggiungere il bollo se necessario
Se la fattura è esente, non imponibile o fuori campo IVA e l'importo supera 77,47 euro, devi applicare la marca da bollo virtuale da 2 euro. È il caso classico dei forfettari. Ne parliamo in dettaglio in marca da bollo nella fattura elettronica. Se sei in regime forfettario il bollo si paga trimestralmente all'AdE.
4e) Aggiungere i dati di pagamento
Indica modalità, IBAN, importo e scadenza. La modalità di pagamento si esprime con un codice MP. I più usati:
- MP01 contanti
- MP02 assegno
- MP05 bonifico bancario (il più comune)
- MP08 carta di credito/debito
- MP19 SEPA Direct Debit
- MP23 PagoPA
Puoi anche specificare più rate: ogni rata è una riga separata con il proprio importo e la propria scadenza.
4f) Generare l'XML e inviarlo allo SDI
Clicca "Invia". Il software valida il file con uno schema XSD ufficiale, lo firma se necessario e lo trasmette allo SDI. Se vuoi avere un controllo preventivo puoi usare il nostro validatore XML online per verificare il file prima dell'invio. Puoi anche aprirlo in modo leggibile con il visualizzatore di fatture elettroniche.
Cosa succede dopo l'invio: il ciclo SDI
Una volta trasmessa la fattura, lo SDI emette delle ricevute che ti dicono cosa è successo. Capirle è fondamentale per sapere se il documento è valido o no.
| Codice | Significato | Cosa fare |
|---|---|---|
| MT | Mancata trasmissione | Lo SDI non è riuscito ad accettare il file. Riprova l'invio. |
| NS | Notifica di scarto | Errore tecnico/formale. La fattura è come non emessa: correggi e reinvia entro 5 giorni. |
| RC | Ricevuta di consegna | Tutto ok: il cliente ha ricevuto la fattura nel suo canale telematico. |
| MC | Mancata consegna | La fattura è valida ma il canale del cliente non era attivo. Lo SDI la mette nel suo Cassetto Fiscale e a te tocca avvisarlo (es. inviando il PDF di cortesia). |
| NE | Notifica esito | Solo per le fatture alla PA: l'ente accetta o rifiuta entro 15 giorni. |
Se ricevi una NS, niente panico: leggi la nostra guida agli errori di scarto SDI e come correggerli. Hai 5 giorni per rimandare il file con la stessa data e numerazione.
I 7 errori più comuni e come evitarli
Ecco la classifica degli scarti che vediamo ricorrere di più, con il codice di errore corrispondente:
- P.IVA cliente errata o cessata (errore 00302): sembra banale ma capita spesso, specie con clienti vecchi. Controlla periodicamente lo stato delle P.IVA in anagrafica.
- Codice destinatario non esistente (errore 00404): il codice di 7 caratteri deve essere registrato nel registro AdE. Se hai dubbi, usa la PEC.
- Natura IVA mancante con aliquota 0% (errore 00400): se metti aliquota 0 devi specificare anche la natura (N2, N3, N4, N6...). Non puoi avere un'operazione "a aliquota zero" senza giustificarla.
- Somma righe diversa dal totale documento (errore 00423): controllo aritmetico bloccante. Verifica gli arrotondamenti riga per riga.
- Data documento futura (errore 00403): non puoi datare la fattura oltre la data di trasmissione. La data va sempre messa al giorno di emissione.
- Numerazione duplicata o non progressiva (errore 00409): ogni numero deve essere unico nell'anno per la stessa serie/sezionale.
- File non firmato per la PA: alcune PA richiedono ancora la firma digitale del file XML. Verifica con l'ente.
Il modo più semplice per prevenirli è usare un software che effettui i controlli formali prima dell'invio: ti segnala l'errore in modo che tu possa correggere senza che lo SDI te la rimandi indietro.
Differenze tra B2B, B2C e PA
Cambia il destinatario, cambiano i campi obbligatori e in parte anche il formato del file XML. Riepilogo:
| Caratteristica | B2B (azienda) | B2C (privato) | PA |
|---|---|---|---|
| Formato XML | FPR12 | FPR12 | FPA12 |
| Codice destinatario | 7 caratteri o PEC | 0000000 | Codice IPA 6 caratteri |
| Identificativo cliente | P.IVA | Codice fiscale | Codice fiscale ente + P.IVA |
| CIG/CUP | No | No | Spesso obbligatorio |
| Split payment art. 17-ter | No (salvo casi) | No | Sì (EsigibilitaIVA = S) |
| Recupero del cliente | Canale telematico | Cassetto Fiscale + copia di cortesia | Sistema dell'ente |
Per i privati ricorda di consegnare comunque una copia di cortesia in PDF: la fattura elettronica al privato consumatore resta nel Cassetto Fiscale ma il cliente raramente sa dove cercarla. Per la PA c'è una guida dedicata: fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione.
La conservazione obbligatoria
Le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente per 10 anni, sia quelle attive (emesse da te) sia quelle passive (ricevute dai fornitori). Non basta tenere i file XML su un disco: serve una conservazione a norma con marca temporale, hash e firma.
Hai due strade: aderire al servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate (basta firmare l'accordo nell'area riservata) oppure affidarti al servizio di conservazione del tuo software. Entrambe le opzioni sono valide. Ricorda solo di verificare che il servizio sia effettivamente attivo: non scoprire fra 5 anni che le tue fatture non sono mai state conservate.
Quale software scegliere
Sul mercato italiano ci sono decine di software di fatturazione elettronica. Le principali categorie:
- Portale AdE "Fatture e Corrispettivi": gratuito, ufficiale, ma con un'interfaccia datata e nessuna automazione su anagrafiche e numerazione.
- Software gratuiti per liberi professionisti e piccole imprese (come Fatturah.it): pensati per chi emette poche decine di fatture al mese, con anagrafiche, archiviazione e invio SDI inclusi.
- Gestionali a pagamento: scelta consigliata quando hai magazzino, multi-utenza, integrazione con e-commerce o flussi contabili complessi.
Su Fatturah.it puoi emettere la prima fattura in 5 minuti senza carta di credito: form essenziale, controlli automatici, invio allo SDI incluso e copia di cortesia generata in PDF. Inizia gratis ora.
Domande frequenti
Entro quanto tempo va emessa la fattura?
La fattura immediata va emessa entro 12 giorni dalla data dell'operazione. La differita (TD24) entro il 15 del mese successivo a quello di consegna dei beni, accompagnata da DDT.
Posso emettere la fattura solo dal portale AdE gratuito?
Sì, è gratis e ufficiale. È adatto se emetti pochissime fatture e non ti dispiace un'interfaccia spartana. Per chi emette più di qualche fattura al mese conviene un software dedicato.
Cosa succede se sbaglio una fattura già inviata?
Dipende dall'esito. Se è stata scartata (NS), basta correggerla e reinviarla entro 5 giorni con stessi data e numero. Se è stata consegnata (RC), devi emettere una nota di credito (TD04) per stornarla e poi una nuova fattura corretta.
Devo firmare digitalmente le fatture?
Per i privati e le aziende (B2B/B2C) la firma digitale non è obbligatoria. Lo è solo in alcuni casi specifici per la PA, anche se sempre meno richiesta.
I forfettari devono fare la fattura elettronica?
Sì, dal 1° gennaio 2024 l'obbligo è esteso a tutti i forfettari, indipendentemente dal volume di ricavi. Le regole sono spiegate nella guida dedicata fattura elettronica per il regime forfettario.
Se hai seguito tutti i passi, sei pronto a emettere la tua fattura. Vuoi provare subito? Crea un account gratuito su Fatturah.it e fai la tua prima fattura in 5 minuti.
La guida completa, argomento per argomento
Questa pagina è il punto di partenza: per ogni tema c'è un approfondimento dedicato. Ecco la mappa completa.
Prima di iniziare
- Fattura elettronica gratis: esiste davvero? — cosa significa "gratis" tra i vari software
- Codice destinatario e PEC: quale serve e dove si mette
- Fattura elettronica per i forfettari — natura N2.2, dicitura, bollo
- Il regime IVA in fattura — ordinario, forfettario, esente, non imponibile
Compilare la fattura
- L'imposta di bollo da 2 euro — quando si applica e come si paga
- Fatturare a un privato senza partita IVA (B2C)
- Come numerare le fatture — regole, serie, errori da evitare
- Fatturare alla Pubblica Amministrazione — CIG, CUP e split payment
- La nota di credito elettronica — quando serve e come farla
- Autofattura e reverse charge — spiegati senza mal di testa
Dopo l'invio
- Il ciclo di vita della fattura — consegna, mancata consegna, notifiche SDI
- Fattura scartata dallo SDI — gli errori codice per codice e come correggerli
- La conservazione sostitutiva gratuita — come attivarla con l'Agenzia delle Entrate
Organizzarsi
- Fatture ricorrenti automatiche — per chi fattura ogni mese le stesse cose
- Lo scadenzario — non perdere più un pagamento
E se devi lavorare su un file che hai già ricevuto, ci sono gli strumenti gratuiti: visualizzatore XML, controllo fattura, verifica codice destinatario, estrazione da P7M.