Hai vinto un appalto con un Comune, una ASL o un Ministero e ti chiedono la fattura elettronica PA. Le regole sono più stringenti del B2B: formato XML FPA12, codice destinatario di sei caratteri dal registro IPA, CIG e CUP obbligatori, IVA che incassa l'Erario (split payment). In questa guida ti spiego il ciclo completo, con riferimenti normativi, scarti tipici e flusso operativo.
Fatturazione PA: cosa cambia rispetto al B2B
Dal 6 giugno 2014 la PA italiana accetta esclusivamente fatture elettroniche XML veicolate dal Sistema di Interscambio (SDI). Il Decreto MEF 55/2013 ha reso obbligatoria la fatturazione elettronica verso Ministeri e Agenzie fiscali, estendendola dal 31 marzo 2015 a tutta la PA centrale e locale.
La differenza più visibile è il formato: i tracciati XML sono due e non intercambiabili.
FPR12= Formato Privati v1.2.1 (B2B e B2C)FPA12= Formato Pubblica Amministrazione v1.2.1 (PA)
Il valore va scritto nel tag <FormatoTrasmissione>. Un buon software di fatturazione elettronica seleziona FPA12 in automatico appena imposti come destinatario un ente pubblico. Le altre differenze: il codice destinatario è di 6 caratteri (non 7) e proviene dal registro IPA, l'IVA è quasi sempre in regime di scissione dei pagamenti e il pagamento segue tempi normati per legge.
Indice Pubblica Amministrazione (IPA)
L'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA), gestito da AgID, è il registro nazionale che raccoglie tutti gli enti pubblici italiani con i rispettivi codici di recapito telematico. Senza il codice corretto, la fattura non viene consegnata.
Come trovare il codice univoco ufficio
Vai su indicepa.gov.it e digita la denominazione dell'ente (es. "Comune di Vicenza"). Il portale restituisce la scheda con l'elenco dei servizi di fatturazione elettronica attivi: ognuno ha un proprio Codice Univoco Ufficio di 6 caratteri alfanumerici. Seleziona il servizio destinatario corretto — un grande Comune può avere decine di uffici (Ragioneria, Servizi sociali, Lavori pubblici) con codici diversi.
Codice Univoco Ufficio vs Codice Aggregatore
- Codice Univoco Ufficio: identifica un singolo ufficio destinatario (es.
UF9P3Mper la Ragioneria di un Comune). - Codice Aggregatore: identifica la struttura padre che aggrega più uffici. Da usare solo se l'ente lo richiede esplicitamente.
Se non trovi il codice, contatta l'ufficio amministrativo dell'ente: di solito è scritto in fondo all'ordine o al contratto.
| Livello PA | Esempi | Note operative |
|---|---|---|
| PA centrale | Ministeri, Agenzie fiscali, INPS, INAIL | Codici IPA stabili, uno per direzione generale |
| PA regionale | Regioni, ARPA, agenzie regionali per il lavoro | Un codice per dipartimento |
| PA locale | Comuni, Province, Città metropolitane | Più codici per ente: scegliere ufficio specifico |
| Sanità | ASL, Aziende ospedaliere, IRCCS pubblici | Pagamenti a 60 giorni; sempre split payment |
| Scuola e università | Istituti scolastici, Università statali, AFAM | Codici per plesso o dipartimento |
CIG: Codice Identificativo Gara
Il CIG è il codice alfanumerico di 10 caratteri rilasciato dall'ANAC che identifica univocamente un appalto pubblico. Serve a garantire la tracciabilità dei flussi finanziari imposta dalla Legge 136/2010: senza CIG la PA non può legittimamente pagare.
Riferimenti normativi: Legge 13 agosto 2010, n. 136 (tracciabilità flussi finanziari) — D.Lgs. 18 aprile 2016, n. 50 (vecchio Codice dei Contratti Pubblici) — D.Lgs. 31 marzo 2023, n. 36 (nuovo Codice in vigore dal 1° luglio 2023).
Quando è obbligatorio
Il CIG è richiesto per tutti i contratti pubblici di lavori, servizi e forniture previsti dall'art. 3 del nuovo Codice (D.Lgs. 36/2023), indipendentemente dall'importo e dalla procedura (gara, affidamento diretto, ordine MEPA). Le esclusioni riguardano spese economali minime.
Come si ottiene e si inserisce
Il CIG viene generato dalla stazione appaltante tramite la Banca Dati Nazionale dei Contratti Pubblici (BDNCP) di ANAC. Tu, come fornitore, lo ricevi insieme all'ordine. Per affidamenti sotto i 40.000 euro esiste lo SmartCIG, con procedura semplificata. In fattura va nel blocco XML <DatiOrdineAcquisto>:
<CodiceCIG>1234567890</CodiceCIG>
Cosa succede se manca
Se il CIG è obbligatorio e non lo inserisci, la fattura viene scartata dallo SDI con codice 00432 oppure rifiutata dalla PA. Il pagamento resta sospeso finché non emetti una fattura corretta. La nota di credito elettronica serve solo se la fattura era già stata accettata: per uno scarto basta correggere e rinviare.
CUP: Codice Unico di Progetto
Il CUP è un codice di 15 caratteri che identifica un singolo investimento pubblico finanziato con risorse statali, regionali o europee. Non identifica la gara, ma il progetto: lo stesso CUP può accompagnare più CIG nel tempo.
Riferimenti normativi: Legge 17 maggio 1999, n. 144, art. 11 (istituzione del CUP) — Delibera CIPE 27 dicembre 2002, n. 143 e Delibera CIPE 29 settembre 2004, n. 24 (modalità operative).
Quando serve e come si differenzia dal CIG
Il CUP è obbligatorio per tutti i progetti di investimento pubblico (opere infrastrutturali, finanziamenti PNRR, fondi strutturali europei). Quando viene comunicato dalla stazione appaltante insieme al CIG, vanno entrambi riportati in fattura.
- CIG identifica la gara (il contratto di affidamento).
- CUP identifica il progetto di investimento (può raggruppare più gare).
Come ottenerlo e inserirlo
Il CUP è generato dalla stazione appaltante sul portale cupweb.gov.it del DIPE. Anche qui il fornitore lo riceve, non lo richiede. In fattura va nello stesso blocco del CIG:
<CodiceCUP>E61H22000000001</CodiceCUP>
Split Payment art. 17-ter DPR 633/72
Lo split payment (scissione dei pagamenti) è il meccanismo per cui, sulle cessioni e prestazioni verso la PA, il fornitore non incassa l'IVA: la PA la versa direttamente all'Erario. Tu emetti la fattura con IVA esposta normalmente, ma incassi solo l'imponibile.
Riferimento normativo: art. 17-ter del DPR 26 ottobre 1972, n. 633, introdotto dalla Legge di Stabilità 2015 (L. 190/2014, art. 1, comma 629). Decreto attuativo MEF 23 gennaio 2015 e successive modifiche.
Stato 2026: per le PA e le società pubbliche partecipate il regime è confermato fino al 30 giugno 2026 in virtù della Decisione di esecuzione UE 2024/1849. Le società quotate FTSE MIB sono uscite dal perimetro split payment dal 1° luglio 2025 (art. 10 D.L. 84/2025).
Come si indica nella fattura
Nel campo XML <EsigibilitaIVA> all'interno di <DatiRiepilogo> devi inserire il valore S (scissione dei pagamenti). I tre valori ammessi dal tracciato sono:
I→ IVA a esigibilità immediata (default per il B2B)D→ IVA a esigibilità differitaS→ scissione dei pagamenti (split payment)
Esempio numerico
Imponibile 1.000 € + IVA 22% (220 €) = totale documento 1.220 €. Con split payment il fornitore incassa solo 1.000 €, la PA versa 220 € all'Agenzia delle Entrate tramite F24, e il fornitore non liquida quei 220 € nella propria liquidazione IVA periodica (ma detrae normalmente l'IVA sugli acquisti correlati).
Soggetti rientranti nello split payment
| Categoria | Esempi |
|---|---|
| 1. Amministrazioni centrali e locali | Stato, Ministeri, Regioni, Province, Comuni, Camere di Commercio |
| 2. Enti del Servizio Sanitario Nazionale | ASL, Aziende ospedaliere, IRCCS, Policlinici universitari |
| 3. Enti pubblici economici e fondazioni partecipate | Aziende speciali, fondazioni partecipate da PA > 70% |
| 4. Società controllate dalla PA | Società in house, controllate dirette/indirette da Stato o enti locali |
| 5. Società quotate FTSE MIB | Solo fino al 30 giugno 2025 (estensione UE non rinnovata) |
Il MEF pubblica l'elenco ufficiale aggiornato dei soggetti tenuti allo split payment: finanze.gov.it/it/scissione-dei-pagamenti. È la fonte autoritativa per verificare in particolare società partecipate e controllate.
Eccezioni
Lo split payment non si applica alle prestazioni di servizi soggette a ritenuta d'acconto (art. 25 DPR 600/73): avvocati, commercialisti, consulenti del lavoro, notai e in generale i professionisti tornano a esigibilità immediata. Anche le operazioni in regime forfettario (senza addebito IVA) sono fuori per costruzione.
Tempi di pagamento PA
I tempi sono fissati dal D.Lgs. 192/2012, che recepisce la Direttiva 2011/7/UE sui ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali.
- 30 giorni standard per la generalità delle PA
- 60 giorni per gli enti del Servizio Sanitario Nazionale (ASL, AO, IRCCS)
Il termine decorre dalla data di ricezione via SDI, certificata dalla ricevuta di consegna (RC). In caso di ritardo, scattano gli interessi di mora al tasso BCE + 8 punti (oggi oltre il 12% annuo) e il rimborso forfettario di 40 € per spese di recupero. Non serve diffida: gli interessi maturano di diritto.
Flusso operativo della fattura PA
Lo schema sintetico del ciclo, dal momento in cui ricevi l'ordine al saldo del bonifico:
[1] Ordine ricevuto (con CIG/CUP)
|
v
[2] Emissione fattura FPA12 (codice IPA + EsigibilitaIVA=S)
|
v
[3] Trasmissione SDI → controlli formali (5 giorni max)
|
v
[4] Consegna alla PA (Ricevuta di Consegna RC) ← decorre il termine pagamento
|
v
[5] Accettazione o rifiuto entro 15 giorni (Notifica Esito EC)
|
v
[6] Liquidazione bonifico: 30 giorni standard / 60 giorni SSN
|
v
[7] Versamento IVA all'Erario a cura della PA (split payment)
Tieni d'occhio le notifiche SDI: la Notifica di Esito Committente (codice EC01 = accettata, EC02 = rifiutata) è il segnale formale che la PA ha preso in carico il documento.
Scarti SDI tipici nelle fatture PA
Le fatture verso la PA sono più esposte agli scarti perché i controlli formali sono più stringenti. Codici di errore che vedrai più spesso:
| Codice | Significato | Soluzione |
|---|---|---|
| 00432 | Mancanza CIG/CUP obbligatorio | Inserire <CodiceCIG> e/o <CodiceCUP> in <DatiOrdineAcquisto> |
| 00471 | Codice destinatario non valido per PA | Verificare il codice IPA (6 caratteri) sul registro indicepa.gov.it |
| 00301 | Partita IVA cedente non valida | Controllare formato e correttezza della propria P.IVA |
| 00306 | Codice fiscale cliente PA errato | Verificare il CF dell'ente (di solito coincide con la P.IVA dell'ente) |
| 00200 | File non conforme al tracciato | Spesso causato da uso errato di FPR12 al posto di FPA12. Verifica con il validatore XSD prima dell'invio |
Per la lista completa leggi la guida sui codici di scarto SDI. Prima di rinviare, conviene aprire l'XML in un visualizzatore di fatture elettroniche.
Fatturah.it: PA gestita in automatico
Selezionando "Pubblica Amministrazione" come tipologia cliente, Fatturah imposta FPA12, valida il codice IPA, richiede CIG e CUP, applica EsigibilitaIVA=S e ti avvisa se mancano campi obbligatori prima dell'invio allo SDI. Niente sorprese, niente scarti.
Software per fatturare alla PA
Fatturah è la piattaforma di fatturazione gestita da Quadra Srl SB, studio commercialisti: nasce per chi vuole fatturare senza memorizzare codici XML o liste MEF. Selezionando Pubblica Amministrazione come tipologia cliente, il sistema imposta FPA12, richiede CIG e CUP, applica EsigibilitaIVA=S per lo split payment e blocca l'invio se manca un campo obbligatorio. Provalo gratis →